ร่วมมือกัน จัดระเบียบทุกอย่าง ด้วย Trello

"การทำงานเป็นทีม" เป็นปัญหากับคนไทยมาเนิ่นนาน แม้ว่าในระดับบุคคล คนไทยจะมีความสามารถไม่แพ้ชาติใดในโลก แต่พอเป็นการทำงานเป็นทีม เรากลับทำได้ไม่ดี ตัวอย่างง่ายๆอย่างเช่นกีฬา ในประเภทบุคคล เรามีนักกีฬาระดับโลกหลายคน แต่พอเป็นทีม มักจะไม่ประสบความสำเร็จเท่าไร

สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งของการทำงานร่วมกันก็คือ การสื่อสาร (communication) หากไม่มีการสื่อสารที่ดี เราจะไม่รู้เลยว่า เพื่อนร่วมทีมของเราติดปัญหาอะไรหรือเปล่า งานที่ได้รับมอบหมายเรียบร้อยดีไหม หรือสถานะของงานตอนนี้เป็นอย่างไร การสื่อสารที่ดีในทีม ทำให้ทีมทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ

วันนี้อาจารย์จะมาแนะนำเครื่องมือ สำหรับช่วยในการทำงานร่วมกัน (Collaboration tool)  ชื่อว่า Trello ซึ่ง slogan ของ Trello ก็คือ "Organize anything, together" หรือแปลเป็นไทยว่า "ร่วมมือกัน จัดระเบียบทุกอย่าง"

เจ้า Trello นั้น มี concept ง่ายๆก็คือ เหมือนนำกระดานมาไว้ใน computer และให้คนแปะๆ Post it ลงในกระดาน หากมีการเปลี่ยนแปลงสถานะ ก็ย้ายกระดาษไปอีกช่อง หรือเขียนอะไรเพิ่มเติมลงไปใน Post it 

ดังตัวอย่างในรูป

รูปตัวอย่างโครงการจัดครัวใหม่

คุณสมบัติของ Trello

1. สามารถเชิญเพื่อนมาร่วมใช้บอร์ด โดยเพื่อนๆสามารถที่จะแก้ไข โยกย้าย ใส่ความเห็น ใส่รูป และอืนๆ

2. แสดงให้เห็นความเคลื่อนไหว หากมีการเปลี่ยนแปลง แบบ real-time โดยไม่ต้อง refresh browser

3. ช่วยให้คุณไม่ตกข่าวสารสำคัญ ด้วยการเตือนด้วย email 

4. สามารถรวบรวมความเห็นจากสมาชิกของบอร์ด เช่นเมื่อต้องการการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ

5. สามารถมอบหมายงานไปยังบุคคลได้ ช่วยให้ทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ

6. ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ทำให้ไม่เกิดความสับสน 

หากใครเป็นห่วงเรื่องความปลอดภัย ก็สบายใจได้ เพราะ Trello ใช้ SSL/HTTPS เทคโนโลยีเดียวกับที่ธนาคารใช้ และจุดเด่นอีกอย่างก็คือ ถูกออกแบบมาให้รองรับหน้าจอทุกขนาด และยังมี App สำหรับ smartphone, tablet อีกด้วย

วีดีโอแนะนำการใช้งาน Trello

หลังจากที่ลองใช้ Trello มาหลายเดือน พบว่า ในตอนแรกที่ใช้ ไม่ค่อยเข้าใจหลักการทำงานเท่าไร แต่ใช้ไปสักระยะ และลองปรับให้เข้ากับการทำงานของเรา สามารถช่วยทำให้การสื่อสารในทีมดีขึ้น ทำให้คนในทีมมองเห็นภาพเดียวกันได้ทุกที่ ทุกเวลา เพราะคนในทีมสามารถเข้าถึง Trello board ได้ง่าย จากหลากหลายอุปกรณ์ ความผิดพลาดจากการสื่อสารมีน้อยลง การทำงานก็มีประสิทธิภาพขึ้นมาก จึงอยากชวนเชิญทุกท่านลองนำมาใช้ในทีมของท่านดูครับ จะได้ลบคำสบประมาทที่ว่า คนไทยทำงานเป็นทีมไม่เป็น :)

ดาวโหลดคู่มือเครื่องใช้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดปัญหาการจัดเก็บ

ปัจจุบันเครื่องใช้ต่างๆโดยเฉพาะเครื่องใช้ไฟฟ้าและอุปกรณ์ไฮเทคซื้อหาได้ง่ายขึ้น เพราะมีราคาถูกลง และมีให้เลือกเป็นจำนวนมาก สิ่งหนึ่งที่มักจะแถมมากับอุปกรณ์ต่างๆเหล่านี้ก็คือ "คู่มือการใช้งาน" จะมีขนาดใหญ่บ้าง เล็กบ้าง ก็ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนในการใช้งานของอุปกรณ์นั้นๆ พอมีจำนวนอุปกรณ์มากขึ้น จำนวนของคู่มือก็เพิ่มขึ้นตาม

โดยปกติเรามักจะไม่ได้อ่านคู่มือเหล่านี้ แต่อย่างไรก็ตาม เวลามีปัญหาการใช้งานต่างๆ คู่มือการใช้งานเหล่านี้ ก็เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะช่วยให้เราแก้ปัญหาการใช้งานหรือช่วยให้เราได้ทราบถึงวิธีที่ถูกต้องในการใช้งาน หลายคนจึงมีความจำเป็นที่จะต้องเก็บคู่มือเหล่านั้นไว้ ไม่กล้าทิ้ง เพราะไม่รู้ว่าวันใดจะเจอปัญหาบ้าง แต่จะเก็บไว้ก็เกะกะ เปลืองเนื้อที่ภายในบ้าน
ข่าวดีก็คือ ทุกวันนี้ผู้ผลิตสินค้า มักจะมีข้อมูลในเวบไซต์ และมีคู่มือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ถ้าหากเราไม่อยากเก็บคู่มือที่เป็นกระดาษให้เกะกะ ก็ให้เราดาวโหลดคู่มือต่างๆที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เอาไว้ ในปัจจุบัน ก็สามารถเก็บได้หลายวิธีด้วยกัน

• เริ่มต้นก็คือการดาวโหลดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
• หากใครมี iPad หรือ iPhone ก็สามารถเก็บไว้ดูใน iBook ได้
• สำหรับสาวก andriod ก็สามารถใช้โปรแกรมอ่าน ebook ที่มีแจกฟรีมากมาย
• และสำหรับผู้ที่เป็นเจ้าของ kindle ก็สามารถ เก็บไว้ใน Kindle Cloud reader ที่สามารถอ่านใน kindle ของคุณ และเก็บไว้อย่างปลอดภัยบน cloud ของ amazon ที่สามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อ

ถ้าหากคุณไม่มีความจำเป็นที่จะต้องอ่านในทันที ก็สามารถสำรองไฟล์ไว้บน cloud ที่บริการฟรี(เช่น dropbox ) เพื่อเป็นการประกันว่าคุณจะไม่ต้องกลัวว่าคุณจะทำหาย
นอกจากวิธีที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว คุณผู้อ่าน มีการจัดการ "คู่มือการใช้งาน" กันอย่างไร สามารถแบ่งปันความเห็นกันได้นะครับ

Snap Guide - App สำหรับคนชอบลงมือทำสิ่งต่างๆด้วยตัวเอง

สำหรับผู้ที่ชื่นชอบในการลงมือทำสิ่งต่างๆด้วยตัวเอง (Do it yourself - DIY ) จะรวมกันเป็นชุมชนอยู่ในไซต์รวบรวมงาน DIY ซึ่งเวบไซต์สำหรับผู้ที่ชอบ DIY ที่ดีๆนั้น มีด้วยกันหลายเวบไซต์ ไม่ว่าจะเป็น Make, Instructable, eHow หรือ Hack a Day

แต่ในวันนี้จะขอแนะนำเวบไซต์ DIY ที่มีมาไม่นาน อายุประมาณ 1 ปี ชื่อว่า Snapguide ซึ่งได้ให้คำจำกัดความไว้ในเวบไซต์ของตัวเอง ดังนี้


Snapguide คืออะไร?
Snapguide เป็นฟรี iOS app และบริการเว็บสำหรับผู้ที่ต้องการที่จะสร้างและแบ่งปันขั้นตอนวิธีการทำสิ่งต่างๆ เป็นขั้นเป็นตอน การบริการถูกออกแบบให้ง่ายต่อการเข้าใจสำหรับหลากหลายหัวข้อ ที่รวมไปถึงการปรุงอาหาร, การทำสวน, งานฝีมือ, ซ่อมแซมโครงการที่ทำด้วยตัวเอง, เคล็ดลับแฟชั่น บันเทิงและอื่น ๆ
ผู้ใช้บริการจะได้รับเชิญให้สร้างคู่มือของตนเองโดยใช้ iPhone หรือ iPad App เก็บภาพและวิดีโอของโครงการของคุณ เพิ่มคำอธิบายภาพและแบ่งปันคำแนะนำของคุณกับชุมชน Snapguide "


สำหรับ Snapguide จะเป็นเนื้อหาที่สมาชิกของเวบไซต์นำมาโพสแสดงให้เห็นถึงขึ้นตอนการทำสิ่งต่างๆ มากมายหลายหัวข้อ  ซึ่งในเวบไซต์แบ่งประเภทเนื้อหาไว้ถึง 17 หัวข้อด้วยกัน

1. ศิลปะและหัตถกรรม
2. ยานยนต์
3. ความงาม
4. ขนม
5. เครื่องดื่ม
6. อาหาร
7. เกมส์และเคล็ดลับ
8. สวน
9. บ้าน
10. วิถีการดำเนินชีวิต (life style)
11. เพลงและดนตรี
12. กลางแจ้ง
13. สัตว์เลี้ยง
14. การถ่ายภาพ
15. กีฬาและการออกกำลังกาย
16. แฟชั่น
17. เทคโนโลยี

เนื้อหาภายใน snapguide ก็มีทั้งการสร้างและทำสิ่งต่างๆ (DIY) รวมไปถึงวิธีการทำสิ่งต่างๆ (how to)
จุดเด่นของ snapguide ก็คือ ความง่ายในการทำความเข้าใจ เพราะมีภาพรวมถึงคำบรรยายที่ชัดเจน โดยผู้ที่สนใจสามารถดาวโหลดได้ที่ Apple App Store โดยมีให้ดาวโหลดเฉพาะอุปกรณ์ iOS (iPhone, iPod, iPad, iPad mini )เท่านั้น

 ตัวอย่างหน้าจอ Snapguide

 หน้า topic หรือหัวข้อต่างๆ

หน้าเนื้อหา รูปใหญ่ชัดเจน มีคำบรรยายด้านล่าง ดูเข้าใจง่าย

Download free from App Store