สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งของการทำงานร่วมกันก็คือ การสื่อสาร (communication) หากไม่มีการสื่อสารที่ดี เราจะไม่รู้เลยว่า เพื่อนร่วมทีมของเราติดปัญหาอะไรหรือเปล่า งานที่ได้รับมอบหมายเรียบร้อยดีไหม หรือสถานะของงานตอนนี้เป็นอย่างไร การสื่อสารที่ดีในทีม ทำให้ทีมทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
วันนี้อาจารย์จะมาแนะนำเครื่องมือ สำหรับช่วยในการทำงานร่วมกัน (Collaboration tool) ชื่อว่า Trello ซึ่ง slogan ของ Trello ก็คือ "Organize anything, together" หรือแปลเป็นไทยว่า "ร่วมมือกัน จัดระเบียบทุกอย่าง"
เจ้า Trello นั้น มี concept ง่ายๆก็คือ เหมือนนำกระดานมาไว้ใน computer และให้คนแปะๆ Post it ลงในกระดาน หากมีการเปลี่ยนแปลงสถานะ ก็ย้ายกระดาษไปอีกช่อง หรือเขียนอะไรเพิ่มเติมลงไปใน Post it
ดังตัวอย่างในรูป
รูปตัวอย่างโครงการจัดครัวใหม่
คุณสมบัติของ Trello
1. สามารถเชิญเพื่อนมาร่วมใช้บอร์ด โดยเพื่อนๆสามารถที่จะแก้ไข โยกย้าย ใส่ความเห็น ใส่รูป และอืนๆ
2. แสดงให้เห็นความเคลื่อนไหว หากมีการเปลี่ยนแปลง แบบ real-time โดยไม่ต้อง refresh browser
3. ช่วยให้คุณไม่ตกข่าวสารสำคัญ ด้วยการเตือนด้วย email
4. สามารถรวบรวมความเห็นจากสมาชิกของบอร์ด เช่นเมื่อต้องการการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ
5. สามารถมอบหมายงานไปยังบุคคลได้ ช่วยให้ทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ
6. ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ทำให้ไม่เกิดความสับสน
หากใครเป็นห่วงเรื่องความปลอดภัย ก็สบายใจได้ เพราะ Trello ใช้ SSL/HTTPS เทคโนโลยีเดียวกับที่ธนาคารใช้ และจุดเด่นอีกอย่างก็คือ ถูกออกแบบมาให้รองรับหน้าจอทุกขนาด และยังมี App สำหรับ smartphone, tablet อีกด้วย
วีดีโอแนะนำการใช้งาน Trello
หลังจากที่ลองใช้ Trello มาหลายเดือน พบว่า ในตอนแรกที่ใช้ ไม่ค่อยเข้าใจหลักการทำงานเท่าไร แต่ใช้ไปสักระยะ และลองปรับให้เข้ากับการทำงานของเรา สามารถช่วยทำให้การสื่อสารในทีมดีขึ้น ทำให้คนในทีมมองเห็นภาพเดียวกันได้ทุกที่ ทุกเวลา เพราะคนในทีมสามารถเข้าถึง Trello board ได้ง่าย จากหลากหลายอุปกรณ์ ความผิดพลาดจากการสื่อสารมีน้อยลง การทำงานก็มีประสิทธิภาพขึ้นมาก จึงอยากชวนเชิญทุกท่านลองนำมาใช้ในทีมของท่านดูครับ จะได้ลบคำสบประมาทที่ว่า คนไทยทำงานเป็นทีมไม่เป็น :)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น